Tema 6: Krav, vejledninger og procedurer
Som leder er det afgørende at skabe tydelige rammer gennem retningsgivende dokumenter. På social- og sundhedsområdet er dette ekstra vigtigt, fordi arbejdet er højt reguleret, og konsekvenserne kan være alvorlige, hvis procedurer ikke følges.
Retningsgivende dokumenter: Krav, ledelsesrum og praksis
På social- og sundhedsområdet stilles der krav fra både Arbejdstilsynet, kommunen, regionen eller en privat organisation.
Nogle steder er kravene meget præcise, og der findes færdige retningsgivende dokumenter, som blot skal implementeres. Andre steder har lederen større frihed, så længe man kan vise, at arbejdet udføres kvalificeret.
Som leder er en vigtig opgave at skabe overblik: Hvilke dokumenter er påkrævet, og hvilket ledelsesrum har vi lokalt?
Hvis centrale dokumenter ikke passer til den konkrete kontekst, kan det være nødvendigt at udfordre kravene – især hvis de ikke er realistiske eller ikke skaber værdi i praksis.
Korte eller situationsbestemte vejledninger?
Retningsgivende dokumenter kan udformes på flere måder.
-
Korte og præcise vejledninger er en fordel i pressede situationer, hvor medarbejdere har brug for klare instrukser.
-
Nuancerede og situationsbestemte vejledninger kan sikre refleksion og fagligt skøn, men kræver, at medarbejderne har kompetencerne til at arbejde uden faste retningslinjer.
Forskellige krav og logikker
Mange ledere oplever, at krav fra Arbejdstilsynet og Socialtilsynet kan være svære at forene. Eksempelvis kan Socialtilsynet ønske en hjemlig indretning i et botilbud, mens Arbejdstilsynet kræver, at der ikke må være genstande, som kan bruges til kast.
Derfor er det afgørende, at retningsgivende dokumenter ikke trækker i hver sin retning.
Som leder handler opgaven om at balancere de forskellige krav og logikker og gøre denne balance tydelig i dokumenterne. På den måde undgår man, at medarbejderne oplever modstridende forventninger, som er umulige at leve op til.
Krav og dokumentation: Gode overvejelser
Spørgsmål til arbejdet med retningsgivende dokumenter
-
Involvering: Hvem skal deltage i arbejdet med dokumenterne – og hvordan? Hvordan kan medarbejdere inddrages? Skal borgerne også inddrages, og hvornår i processen giver det mening? Matcher tidsforbruget opgavens vigtighed og de ressourcer, vi har?
-
Struktur: Skal vi have ét samlet dokument, eller giver det bedre mening med flere, der står mere selvstændigt?
-
Sprog: Hvilket sprog vil vi bruge, og hvordan passer det sammen med eksterne krav?
-
Anvendelse: Hvordan skal medarbejderne bruge dokumenterne i praksis, og hvilken introduktion eller oplæring kræver det?
-
Forskellige formater: Kan det være en fordel både at have korte, handleanvisende instrukser til akutte situationer og længere, nuancerede materialer til introduktion og kompetenceudvikling?
-
Sammenhæng: Kan vi koble dokumenter om arbejdsmiljø og socialfagligt arbejde, så de understøtter hinanden og ikke skaber modstrid?
Afvejning mellem faste instrukser og fleksibilitet
-
Er der specifikke krav fra fx Arbejdstilsynet eller organisationen?
-
Passer kulturen i organisationen bedst til præcise instrukser eller vejledende rettesnore?
-
Har medarbejderne de nødvendige ressourcer, kompetencer og erfaringer til selv at vurdere, hvad der er bedst i situationen – både mens den står på og i opfølgningen bagefter?