Tema 5: Opfølgning, refleksion og læring
Efter en voldsom episode er det afgørende at følge op, reflektere og lære af det skete. Men det er vigtigt at adskille de forskellige processer. Hvis man begynder at tale om refleksion og læring, mens nogle stadig er stærkt påvirkede af episoden, kan det være for tidligt og forhindre, at der reelt skabes plads til læring.
Forskellige former for dialog
Der findes mange måder at tale sammen efter en voldsom hændelse. Man kan bruge redskaber som psykisk førstehjælp, defusing eller debriefing til at følge op på, hvordan medarbejdere har det her og nu.
Senere kan man bruge supervision eller dialogmøder til at reflektere i fællesskab og skabe læring på baggrund af erfaringerne.
Det er vigtigt, at medarbejdere får lov til at reagere umiddelbart efter en voldsom episode. For mange fungerer det som en nødvendig ventil at sige højt, hvad man føler og tænker – også hvis reaktionerne i øjeblikket er ensidige eller fordømmende.
Det afgørende er, at der sikres en efterfølgende proces, hvor disse spontane reaktioner bearbejdes. Ellers kan de komme til at præge forståelsen af og tilgangen til den person, episoden handlede om, og i værste fald føre til forråelse.
Omvendt må man ikke lægge låg på de umiddelbare reaktioner. Hvis de ikke får plads, risikerer man, at de lever videre i krogene og skaber barrierer for, at man kan tale åbent og konstruktivt om det, der faktisk er vigtigt.
Læring og reflektion efter en episode: Gode overvejelser
- Hvilke formelle rum er der, hvor vi taler om det voldsomme, og hvordan taler vi om det? Hvem deltager i disse rum?
- Hvor, hvordan og hvornår er der mulighed for de mere uformelle snakke, og hvordan forholder vi os til forskellige behov for at få luft, reflektere, drøfte og måske endda udfordre hinanden?
- Hvad er vores forståelse af opfølgning, refleksion, læring, ’få luft’, drøftelse osv.? Er vi bevidste om forskellene, og er det vigtigt, om der er forskel, og hvornår vi gør hvad?
- Kan og skal vi sikre, at der er tid til snak og refleksioner i dagligdagen, og skal vi gøre noget for at facilitere og rammesætte det for at sikre os, at vi kan opnå læring både for den enkelte medarbejder og organisationen?
- Har vi opmærksomhed på at tale om de svære temaer som afmagt, opgivenhed og forråelse på tidspunkter, hvor der er overskud til det, og hvor vi ikke står lige midt i ’suppedasen’, hvor man måske går i forsvarsposition, hvis nogle begynder at åbne for den slags temaer?
Registrering af voldsomme episoder
I mange organisationer bliver voldsomme episoder registreret i systemer som hændelsesskemaer, magtanvendelsesindberetninger eller arbejdsulykkesrapporter. Disse registreringer fungerer først og fremmest som dokumentation for, hvad der er sket. I nogle tilfælde kan de også være et vigtigt afsæt for refleksion og læring.
De fleste steder findes der klare retningslinjer for, hvordan registreringerne skal håndteres, og hvem der har ansvaret. Samtidig sker en stor del af læringen dog også i hverdagen – gennem de uformelle samtaler kolleger imellem og de personlige refleksioner, medarbejderne gør sig.
Lederens ansvar
Som leder er det afgørende at sikre, at voldsomme episoder bliver registreret og indberettet korrekt i henhold til lovgivning og interne procedurer.
Registreringerne kan indgå i forskellige tilsyn og kvalitetssikringsprocesser og er en vigtig kilde til at opdage mønstre og ændringer, som kræver opmærksomhed og handling.
Risikoen ved ensidigt fokus på registrering
Der er dog en risiko for, at registrering og indberetning kommer til at fylde så meget, at det primært opleves som en opgave, man udfører “for andres skyld” – frem for at være et redskab, der bidrager til reel læring i organisationen.
Når ressourcerne er knappe, kan dette betyde, at der ikke er tid eller overskud til at understøtte den uformelle refleksion og læring i dagligdagen, som ofte opleves mere meningsfuld og værdifuld.
Det kan være vigtigt at få kigget på det system, man har etableret til registreringer og dokumentation, og hvordan man bruger dokumentationen.
Registrering og dokumentation: Gode overvejelser
-
Hvilke krav skal vi leve op til, og hvordan kan vi gøre det på en måde, der både opfylder forventningerne fra eksterne interessenter (fx Arbejdstilsynet og forvaltningen) og samtidig passer til den måde, vi i organisationen ønsker – og har mulighed for – at arbejde med refleksion og læring?
-
Hvordan kan vi bruge data og dokumentation mere aktivt i hverdagen, så de understøtter de daglige refleksioner og ikke kun kommer i spil i særlige fora, hvor vi analyserer registreringerne samlet?
Redskaber til læring
Der findes mange forskellige redskaber og modeller, som kan understøtte arbejdet med læring efter voldsomme episoder. Eksempler kan være LA2-læringsplaner eller beboerkonferencer.
Fordelen ved at anvende et konkret redskab er, at man får en systematisk tilgang, der både sikrer, at arbejdet bliver gjort, og at det sker på en kvalificeret måde. (Se også tema 7 om redskaber.)
Et redskab står dog sjældent alene. Det er ofte forbundet med et større system af teori, tilgang, organisering og kompetencer.
Som leder er det derfor vigtigt at tage de kritiske briller på, inden man vælger at bruge et bestemt redskab. Man kan fx stille sig selv spørgsmål som: Passer dette redskab til vores organisation? Understøtter det den måde, vi ønsker at arbejde med refleksion, læring og udvikling?
Redskaber: Gode overvejelser
- Passer ’logikken’, forståelsen, sprogbrugen og teknikken i dette redskab til vores organisation?
- Har vi kompetencerne til at arbejde med dette redskab, eller vil det kræve oplæring, eller at vi henter nogen ind til at hjælpe os?
- Er det realistisk at arbejde med dette redskab, sådan som hverdagen ser ud i organisationen? Har vi ressourcerne til det, og er de bedst brugt på denne måde?
- Hvad vil vi gerne opnå ved at indføre dette redskab?